Cara Membuat Database Di Excel

Bismillahirrahmanirrahim, Di era digital seperti sekarang ini, penggunaan database atau basis data semakin dibutuhkan di mana-mana. Terdapat banyak tools atau aplikasi pembuat database, salah satunya adalah Microsoft Excel. Software yang biasa dikenal sebagai pengolah angka dan data ini juga mempunyai kemampuan untuk membuat dan mengolah database. Cara membuat database di Excel juga bisa dibilang mudah dan gampang dilakukan.

Tidak hanya versi Microsoft Excel terbaru saja yang memiliki fitur database, semua versi Microsoft Excel mulai dari yang 2003 hingga 2019 semuanya bisa kamu gunakan untuk membuat database. Pada artikel kali ini kamu akan belajar bagaimana cara buat database di Excel dengan mudah.

Pengertian Database

Database atau basis data dalam Bahasa Indonesia adalah tempat sekumpulan data yang saling berhubungan atau memiliki relasi antara satu dengan yang lainnya.

Data-data ini diorganisasikan berdasarkan struktur atau skema tertentu. Data yang ada di dalam database merupakan nilai, value atau fakta yang mempresentasikan suatu objek. Data-data ini selanjutnya akan mengalami proses pengolahan sehingga ditampilkan dalam bentuk yang berguna bagi pemakainya dan berubah menjadi sebuah informasi.

Bentuk informasi dan pengolah database yang saling terintegrasi di dalam sebuah komputer akan sangat bermanfaat bagi pemakai, misalnya bisa digunakan sebagai parameter untuk pengambilan keputusan manajemen selanjutnya.

Manfaat Database

Database sangat berperan penting dalam hal pengumpulan dan pengolahan data. Semakin banyak data yang tersimpan, maka semakin penting juga fungsi dan kegunaan database. Dengan database, semua data yang telah terkumpul bisa disimpan dengan rapi. Kamu juga bisa memeriksa apakah ada data yang tidak valid atau data yang ganda.

Database bisa diakses dengan mudah. Dengan kata lain bukan hal yang sulit untuk mengakses dan mengelola banyak data sekaligus dengan database. Kegunaan database sangat membantu dalam pengambilan keputusan, karena biasanya perusahaan membutuhkan data yang valid dan bisa ditampilkan dengan rapi sebelum dapat membuat keputusan selanjutnya.

Apabila dianalogikan, database ibaratkan sebuah perpustakaan. Perpustakaan penuh dengan buku-buku yang tersusun rapi sesuai dengan kategorinya masing-masing. Pembaca juga akan dimudahkan ketika ingin mencari buku tertentu di perpustakaan. Begitu pula dengan database. Semua data yang ada di database disimpan dan disusun dengan rapi sesuai kategorinya, sehingga memudahkan kamu baik untuk menampilkan maupun mengolahnya.

Jika dibuat daftar, maka berikut beberapa manfaat database bagi perusahaan dan UMKM.

  • Menyimpan data dengan rapi dan aman.
  • Bisa melihat data dengan rapi dan jelas.
  • Mendapatkan data yang valid dan akurat.
  • Memudahkan proses pencarian data spesifik atau data berdasarkan kategori tertentu.
  • Ruang penyimpanan yang efektif dan efisien.
  • Sebagai acuan pengambilan keputusan selanjutnya.
  • Dan lain sebagainya.

Pengguna Database

Pada dasarnya, pengguna database adalah mereka yang memerlukan tempat penyimpanan data yang aman, rapi dan terstruktur. Perusahaan dan organisasi merupakan contoh kelompok yang selalu membutuhkan database.

Baik itu perusahaan di bidang apapun atau organisasi di universitas, sekolah, pemerintahan atau bahkan supermarket biasanya selalu membutuhkan database. Database-database perusahaan atau organisasi biasanya menyimpan data seperti karyawan, penjualan, mahasiswa, mata pelajaran, hasil produksi, pendapatan, laba/rugi dan lain sebagainya.

Jenis-Jenis Database

Secara garis besar, ada 3 jenis-jenis database, yaitu:

1. Database Individu

Sesuai dengan namanya, jenis database yang pertama ini dimiliki dan digunakan oleh individu atau perseorangan. Biasanya digunakan untuk menyimpan data pribadi yang tidak terlalu banyak dan tidak terlalu kompleks. Kamu bisa membuat jenis database ini menggunakan Microsoft Excel.

2. Database Perusahaan

Jenis yang kedua adalah database perusahaan. Database perusahaan digunakan untuk keperluan pendataan dan operasional perusahaan. Biasanya database perusahaan juga menghubungkan antara satu divisi atau bagian dengan bagian lainnya. Data yang ada di database perusahaan juga sangat banyak, begitu pun penggunanya. Penggunaan database perusahaan sebatas untuk area internal perusahaan itu sendiri dan sering dijadikan sebagai salah satu rahasia perusahaan.

3. Database Publik

Dan jenis database yang terakhir adalah database publik. Database publik digunakan untuk umum dan bisa diakses oleh semua orang.

Kenapa Membuat Database Di Excel?

Seperti yang sudah dikatakan pada bagian awal artikel di atas, sebetulnya ada banyak sekali software database yang canggih dan handal. Lalu, mengapa memilih Microsoft Excel untuk membuat database? Yang pasti, masing-masing software pembuat database memiliki keunggulan dan kelebihannya masing-masing, begitu juga Microsoft Excel.

Selain cara membuat database dengan excel mudah, berikut alasan lainnya kenapa memilih Microsoft Excel sebagai software membuat database.

  • Simpel dan mudah digunakan
  • Proses dan pengolahannya mudah
  • Bisa diexport
  • Bisa dimodifikasi dan diedit sesuai selera
  • Pencarian dan navigasi data mudah dilakukan
  • Lebih mudah mengolah data karena basisnya adalah software pengolah data angka

Cara Membuat Database Di Excel Untuk Pemula

Ada 3 cara buat database di Excel, yaitu cara otomatis, manual dan cara buat database di excel Macro. Berikut selengkapnya.

1. Cara Membuat Database Di Excel Secara Otomatis

Dengan cara yang pertama ini, kamu tidak perlu repot-repot mendesain tabel database, karena semuanya akan dilakukan secara otomatis dengan cepat dan mudah oleh Excel. Hal ini tentu akan menghemat banyak waktu karena kamu bisa membuat database sederhana dengan instan. Berikut cara membuat database di Excel secara otomatis.

1. Buka software Microsoft Excel terlebih dahulu. Buat file baru dan simpan dengan nama yang diinginkan, misalnya Database.

2. Kemudian, buat tabel database dengan kolom-kolom tergantung pada kebutuhan. Misalnya tabel database penjualan produk bisa berisi nomor, nama produk, jumlah produk, harga pcs, harga grosir, jumlah penjualan dan total pendapatan.

3. Setelah itu, blok semua kolom tabel yang sudah dibuat tadi.

4. Masuk ke tab Insert dan klik Table.

5. Centang opsi My table has headers dan klik tombol OK.

6. Secara otomatis tabel database akan terbentuk lengkap dengan warna dan desainnya.

Cara membuat database di Excel otomatis

7. Kalau kamu tidak suka desainnya, maka blok semua kolom table, lalu klik tab Design dan pilih style yang diinginkan

8. Save file.

2. Cara Membuat Database Di Excel Secara Manual

Sementara cara yang kedua adalah cara manual. Artinya kamu harus mendesain sendiri tabel database yang ingin dibuat. Kurang lebih caranya sama, hanya saja desainnya tidak otomatis dan instan seperti cara yang pertama di atas. Kelebihan cara yang kedua ini adalah kamu bisa mendesainnya sesuka hati, hanya saja tentu akan memakan waktu yang lebih lama. Berikut cara membuat database di Excel secara manual.

1. Buka aplikasi Microsoft Excel.

2. Buat tabel database dengan kolom sesuai kebutuhan.

3. Pada tab Home, klik menu Border dan pilih All Border.

4. Sampai saat ini, sebenarnya pembuatan database sudah selesai. Hanya saja tampilannya sangat sederhana seperti itu. Kamu bisa lanjut mendesainnya lagi misalnya seperti dengan memberi warna lata belakang pada judul kolom.

5. Caranya blok semua judul kolom dan klik Fill Color yang juga ada di tab Home, pilih warna yang diinginkan.

Cara membuat database di excel manual

6. Kalau sudah selesai mendesain databasenya, jangan lupa save filenya.

3. Cara Membuat Database di Excel Macro

Database di Excel Macro adalah database yang memungkinkan kamu untuk menginput data baru kemudian menampilkannya pada lembar kerja Excel yang berbeda. Dengan database ini, kamu bisa membuat semacam aplikasi absensi sekolah sederhana. Berikut cara membuat database di Excel Macro dengan mudah dan sederhana.

1. Buka aplikasi Microsoft Excel dan buat daftar absensi dengan kolom yang diinginkan, atau ikuti contoh pada gambar berikut ini.

2. Kemudian simpan dengan nama file database.xlsx. Nantinya file ini yang akan menjadi database atau tempat penyimpanan data absensinya.

3. Selanjutnya buat file baru dengan cara menakan tombol CTRL + N dan simpan dengan nama absensi.xlsm.

4. Pada file absensi tersebut, buat formulir absensi sesuai dengan kolom-kolom yang ada di database.

5. Lalu buat juga tabel untuk menampilkan data terbaru yang telah dimasukkan. Isi tabel tersebut dengan rumus inputan yang ada di cell formulir tadi. Misalnya, pada contoh berikut kolom no. urut diisi dengan rumus =C2 yang berarti inputan dari kolom C2 atau formulir no. urut. Isi semua kolom tabel sesuai dengan rumus inputan formulir masing-masing kolomnya.

Isian tabel

6. Langkah selanjutnya adalah mulai merekam Macro. Klik tombol Record Macro yang ada di pojok kiri bawah Excel, beri nama inputdata dan klik tombol OK.

7. Sekarang copy semua kolom tabel yang isinya masih 0 tadi.

8. Buka file database.xlsx, lalu blok isi kolom tabel, dalam contoh ini kolom A2-D2. Klik kanan dan pilih Paste Special. Kemudian pada bagian Paste pilih opsi Values dan klik tombol OK.

Klik paste special

9. Masih dalam kondisi menyeleksi kolom A2-D2, sekarang klik kanan lagi dan pilih Insert… dan langsung klik tombol OK.

10. Hasilnya akan menjadi seperti ini.

11. Sekarang tutup file database.xlsx dan kembali ke file absensinya. Buat tombol simpan data dengan cara menambahkan kotak di tab Insert > Illustration > Shape dan pilih kotak. Pada kotak tersebut tulis SIMPAN.

12. Klik kanan pada tombol tersebut, pilih Assign Macro dan pilih Macro inputdata yang sudah dibuat tadi. Klik tombol OK.

13. Sekarang coba kamu isi formulir absensi tersebut dan klik tombol SIMPAN. Data yang kamu masukkan akan langsung tersimpan di database yang ada di file database.xlsx.

Cara membuat database di Excel macro

14. Kamu juga bisa membuat tombol LIHAT database dengan cara yang sama seperti membuat tombol SIMPAN di atas, mulai dari proses perekaman Macro hingga pembuatan tombolnya.

15. Begitulah cara buat database di excel macro.

Nah itulah 3 cara membuat database di Excel dengan mudah dan cepat, dari mulai yang otomatis, manual sampai yang macro. Menurutmu, cara mana yang paling mudah? Semoga artikel Sudut PC dapat bermanfaat.

Tinggalkan komentar